Privacyverklaring SecondFirst

Algemeen

Deze privacyverklaring is opgesteld om je te informeren over hoe SecondFirst en de Stichting Beheer Gelden SecondFirst met jouw persoonsgegevens omgaat. Hierna wordt waar beide partijen bedoeld worden de naam SecondFirst gebruikt. De vennootschap onder firma SecondFirst is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel (KvK) te Utrecht onder nummer 81968892 en wordt vertegenwoordigd door Laurien van Oers en/of Pieternel van Oers. Stichting Beheer Gelden SecondFirst is bij de KvK te Utrecht geregistreerd onder nummer 82654646 en wordt vertegenwoordigd door haar bestuur. Beiden zijn bereikbaar voor informatie over deze privacyverklaring via email: info@secondfirst.co .

Persoonsgegevens die SecondFirst verwerkt

Voor haar dienstverlening verwerkt SecondFirst persoonsgegevens. SecondFirst verwerkt je persoonsgegevens, doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Ook kan SecondFirst gegevens ontvangen via derden in het kader van onze dienstverlening aan deze derden.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die SecondFirst kan verwerken:

  • Voor- en achternaam;
  • Adresgegevens;
  • Email gegevens;
  • Telefoonnummer(s);
  • IP adres;
  • Betaalgegevens (waaronder bankgegevens).

Met welk doel en op basis van welke grondslag SecondFirst persoonsgegevens verwerkt

SecondFirst verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om diensten/producten aan je te leveren;
  • Het afhandelen van jouw betaling;
  • Je te kunnen bellen, e-mailen of appen indien dit nodig is om de dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Je te informeren over wijzigingen van diensten en producten;
  • Je op de hoogte te houden van onze activiteiten, zoals via een nieuwsbrief;
  • SecondFirst verwerkt ook persoonsgegevens als dit wettelijk verplicht is, zoals gegevens die nodig zijn voor haar boekhouding en voor de belastingaangifte.

Hoe lang SecondFirst persoonsgegevens bewaart

SecondFirst bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

Categorie Bewaartermijn Reden
Persoonsgegevens zoals: voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer(s),

e-mailadres, appgegevens, website.

Vijf jaar na de laatste activiteit, dan wel tot het moment van afmelding bij een nieuwsbrief of het einde van de overeenkomst met ons. Voor het onderhouden van contact, voor een goede dienstverlening, voor het verstrekken van content in uiteenlopende vormen, zoals een nieuwsbrief, voor

marketing.

Vertrouwelijke informatie die gegeven wordt tijdens de uitvoering van de dienstverlening, zoals gegevens gedeeld in apps. Vijf jaar na de laatste activiteit. Voor een goede dienstverlening bijvoorbeeld bij een vervolg op eerdere dienstverlening, waarvoor eerder verstrekte gegevens nodig zijn.
De gegevens opgenomen in het boekhoud systeem, waaronder betaalgegevens. Zeven jaar. voor het verrichten van administratieve handelingen en facturering en voldoen aan wettelijke fiscale verplichting.

Gebruikte opslagsystemen

Opslag van contactgegevens (emailadres, telefoonnummer, naam, adres en woonplaats) van de klanten, leveranciers en aangesloten winkeliers en webshops bij SecondFirst, vindt plaats om rekeningen te kunnen sturen, dan wel te voldoen, maar ook in geval van de noodzaak om contact op te kunnen nemen in het kader van de overeenkomst en/of diensten/producten die SecondFirst levert en om gemaakte afspraken met en informatie over cliënten en leveranciers vast te leggen. Opslag van gegevens vindt plaats in de hierna genoemde systemen:

Giftcard:

SecondFirst gebruikt voor de automatisering van alle processen en de real time transactieverwerking van haar giftcard(s) en de uitgifte in de vorm van e-vouchers en de fysieke giftcard 123TCS. Hierbij kunnen wij je voornaam, naam, adres en e-mailadres opslaan. Voor het privacy beleid van 123TCS zie hier

Met 123TCS is een verwerkersovereenkomst aangegaan voor het juist omgaan met en de verwerking van gegevens.

Contactformulier en nieuwsbrief.

Via een antwoordformulier op de website van SecondFirst kunnen klanten contact opnemen met SecondFirst. De daarbij opgegeven gegevens gebruiken we voor het verzenden van onze nieuwsbrief via het programma Mailchimp. Daarin worden voornaam, naam en e-mailadres opgeslagen om (geautomatiseerde) mails (nieuwsbrieven) te kunnen sturen. Je kunt je altijd aan, maar ook afmelden voor deze mails via de link in de nieuwsbrief. Voor het privacy beleid van Mailchimp zie hier

Betaalsystemen

Via Woocommerce en via Mollie worden betalingen van klanten van SecondFirst via de webshop van SecondFirst mogelijk gemaakt. Hierdoor worden persoonsgegevens opgeslagen door beide applicaties ten behoeve van de verzorging en afhandeling van het betalingsverkeer tussen jou en SecondFirst. Dit kan gaan om: voor- en achternaam; geboortedatum; geboorteplaats; nationaliteit; adresgegevens; telefoonnummer; e-mailadres; IP-adres; internetbrowser en apparaat type. Deze gegevens worden niet gedeeld met SecondFirst. Voor het privacy beleid van Woocommerce, zie hier en voor het privacy beleid van Mollie, zie hier.

Boekhouding

In e-boekhouden worden gegevens opgeslagen ten behoeve van de boekhouding van SecondFirst, zoals naam en emailadres voor een compleet en actueel overzicht van het cliënten- en leveranciersbestand en de bijbehorende financiële verwerking. Voor het privacy beleid van e-boekhouden.nl zie hier

De boekhouder van SecondFirst, L&M Consulting, heeft toegang tot de boekhouding van SecondFirst. Er is een verwerkersovereenkomst met de boekhouder afgesloten. Voor het privacy beleid van onze boekhouder zie hier

Microsoft Office 365

In Microsoft office en de verschillende applicaties daarvan worden door ons gegevens opgeslagen van cliënten. Voor het privacy beleid van Microsoft zie hier.

Google

Alle gegevens slaan we lokaal op onze computer op en in de cloud via Google Drive. Voor het privacy beleid van Google zie hier. 

Overige systemen

SecondFirst slaat behalve in de hiervoor genoemde applicaties ook gegevens op in overleg met cliënten, leveranciers, medewerkers en andere relaties, in de door haar gebruikte communicatie kanalen, zoals: 

Beveiliging diverse systemen

De door SecondFirst gebruikte systemen voldoen aan de voorwaarden voor veilige opslag van gegevens zoals ook voorgeschreven via de AVG. Zo zijn alle applicaties slechts toegankelijk via en beveiligd met een wachtwoord.

Delen van persoonsgegevens met derden

SecondFirst verkoopt of geeft jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluit SecondFirst een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. SecondFirst blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met medewerkers van SecondFirst, waaronder ook door SecondFirst ingeschakelde derden, zijn en worden afspraken gemaakt over het veilig omgaan met gegevens.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Via onze website en/of levering van diensten slaan wij niet bewust en hebben we niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd worden er geen gegevens opgeslagen. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker van een website ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@secondfirst.co, dan zullen wij deze informatie verwijderen.

Website, cookies, of vergelijkbare technieken, die SecondFirst gebruikt

De website van SecondFirst is aangemaakt met WordPress en heeft een zogenoemd SSL-certificaat wat garandeert dat de door jou ingevulde gegevens veilig (versleuteld) worden verstuurd via de website. Voor het privacy beleid van WordPress, zie hier.

De website van SecondFirst maakt gebruik van een aantal cookies. Welke en hoe daarmee om te gaan is terug te vinden in ons cookie beleid. Voor meer informatie over cookies, hoe daarmee om te gaan en welke SecondFirst gebruikt zie de cookie verklaring op de site.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door SecondFirst.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@secondfirst.co

Om er zeker van te zijn dat een hiervoor genoemd verzoek door jou is gedaan, kan SecondFirst jou om een bewijs van identificatie vragen. We reageren zo snel mogelijk op het verzoek, maar uiterlijk binnen vier weken na het verzoek. Na de afhandeling van je verzoek verwijdert SecondFirst het van jou verkregen bewijs ter identificatie.

Klachten

SecondFirst neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een ander probleem, neem dan contact op via info@secondfirst.co.

SecondFirst wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen over de wijze waarop SecondFirst jouw gegevens opslaat, ermee omgaat, of een verzoek van jou afhandelt. Een klacht kan ingediend worden bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link.

Wijzigingen privacyverklaring

SecondFirst kan deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. Wij raden je daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.